Mitől lesz hatékony a rendezvény szervezés?
Céges rendezvény, gála vacsora, díjátadó, ügyfélparti, divatbemutató vagy egy termékbemutató szervezése mind -mind meg kell feleljen bizonyos alapelveknek. Mindegyik különböző témájú, tematikájú, hosszú vagy rövid, más-más helyszínen rendezzük, másmilyen erőforrásokat és technikai adottságokat igényel, de mindegyik RENDEZVÉNY, és mint egy szervezett esemény előkészítést, tervezést és lebonyolítást igényel.
Az alábbi pontokban igyekeztünk összeszedni a jó rendezvény szervezés alapjait, illetve azt, mi hogyan csináljuk.
1. Az ajánlat benyújtása. Vagyis érthető, letisztult, egyértelmű rendezvényszervezési ajánlatot adunk, mely tartalmaz inspirációkat, illusztrációkat is. Kellemes a szemnek, szép és megnyerő. Vagyis olyan, amit mi is szívesen olvasnánk. Nem túl hosszú, de minden fontos információt tartalmaz. A célok megfogalmazása érthető. A benyújtott ajánlat mindig az ügyfélre szabva készül, melyet egy alapos igényfelmérés előz meg. Ez lehetőség szerint egy személyes beszélgetés keretében zajlik. A személyes és közvetlen beszélgetés ugyanis a legjobb módja annak, hogy az ügyfelet megismerjük, a rendezvény célját megértsük és az elképzeléseket pontosítsuk, melyek alapján már képesek leszünk egy induló ajánlattal szolgálni.
2. Stratégia. A rendezvény stratégia kialakítása tulajdonképpen már az ajánlatadással elkezdődik, hiszen az ajánlat adáshoz minden szükséges eszközt, emberi erőforrást, technikát végig kell gondolnunk és jó esetben ezekkel nagyjából már az ajánlat adáskor tisztában vagyunk. Természetesen nem minden ügyfél tud az első beszélgetés alkalmával egyértelmű válaszokat adni minden kérdésünkre, illetve a szervezés közben is születnek új ötletek, megvalósítandó tervek, ezért muszáj rugalmasnak lenni és flexibilisen kezelni az egész szervezési folyamatot. Számos pálfordulást láttunk már a szervezési folyamatok közepén, amikor a dolgok nem úgy haladnak, ahogy elterveztük, de azért vagyunk jó rendezvényszervezők, mert ezektől nem kétségbeesünk, hanem alkalmazkodunk és a helyzetet megfelelően kezeljük. Mindezektől függetlenül a részletes és időbeli tervezés elengedhetetlen a rendezvény sikere érdekében.
3. Költségvetés. Az egyik, ha nem a legfontosabb tényező a szervezésben. A transzparens és átlátható rendezvény költségvetés elengedhetetlen. A költségvetést folyamatosan monitorozni kell és az erőforrásokat megfelelően kell beosztani. Ennek hiánya nagyon hamar a limit túllépéséhez vezet, amit egyetlen ügyfél sem szeretne látni. A rejtett költségek nélküli hatékony budget kezelés biztonságot és kiszámíthatóságot ad mind a szervezői oldalnak, mind pedig az ügyfélnek. Jól hangzik, de nem mindig egyszerű feladat.
4. Helyszínválasztás. Külön poszt témája lehetne, így most rövidre fogva csak annyit emelünk ki, hogy a megfelelő helyszínválasztás alapvetően befolyásolja a rendezvény kimenetelét. A helyszínnek meg kell felelnie méretben, elhelyezkedésben és jellegében a rendezvény típusának, valamint kell felelnie a rendezvény költségvetésének. Nem lehet túl nagy vagy túl kicsi, túldíszített vagy stílustalan egy-egy adott rendezvényhez, és nem lépheti túl a keretet. Ugye, hogy nem is olyan egyszerű feladat? A fent említett igényfelmérés alkalmával nagyon alaposan kell a helyszín kérdéskört végig járni ahhoz, hogy a célnak megfelelőket tudjuk javasolni. Ugyanakkor nem beszéltünk még azokról az eseményekről, amikhez nekünk kell szervezőként alkalmazkodnunk, és a rendezvényt kell a helyszínhez igazítanunk. Számos alkalommal rendezünk eseményeket gyárakban, hangárokban, ahol a feladat megfordul. Nem a rendezvényt visszük a megfelelő helyre, hanem ahhoz alkalmazkodva a helyet alakítjuk megfelelő rendezvénytérré.
5. Kommunikáció és marketing. Amennyiben nem egy belsős eseményről beszélünk, a hatékony promóció kulcsfontosságú. Ennek tervezéséhez szakembereket vonunk a feladatokba, hogy a kommunikációs stratégia tökéletes legyen és a befektetett pénz elérje a célokat, vagyis a rendezvény célközönségét. Kulcsszavak: figyelemfelkeltés, megfelelő tájékoztatás, időbeli hatékonyság, pontosság.
6. Lebonyolítás. A lebonyolítás napját vagy napjait pontos forgatókönyv alapján kell végezni. Elengedhetetlen megfelelő számú és képzettségű személyzetet biztosítani a helyszíni feladatokhoz. Jó esetben a lebonyolítás már csak az i-re a pont, sima ügy….de nem mindig az, és a váratlan, meglepő helyzetekre gyorsan és hatékonyan kell reagálni. Az előzetes tervezés és tesztelés során sok helyszíni baki elkerülhető, így ezeket a lépéseket sosem hagyhatjuk ki.
Ha szeretnéd, hogy neked is kreatív és ötletekben gazdag, profin szervezett és kivitelezett rendezvényed legyen, katt ide és vedd fel velünk a kapcsolatot.
Bővebben a rendezvényszervezésről R&G Smart Event módra
+36306518491
info@rgsmartevent.com